Hyvästele ajanhukka, onnistu palaverin vetäjänä

Korona-aikana somessa on naureskeltu epäonnisille palavereille: kellä on kissafiltteri jumittunut oman videokuvan päälle, milloin palaveri on ollut teknistä sekasortoa alusta loppuun. Aina ei tekniikan sujuvuuteen pysty vaikuttamaan, mutta muutoin palaverin sujuvuus ja onnistuminen on monelta osin palaverin vetäjän käsissä. Tässä Cruen muistilista palaverin vetäjälle, jotta palaveri täyttäisi tavoitteensa, innostaisi osallistujia ja olisi muuta kuin turhaa täytettä kalentereissa.  

ENNEN PALAVERIA:

1. Laadi palaverille agenda, huomioiden käytettävissä oleva aika. Älä ahnehdi sisältöjä, vaan mieti, mitä istunnossa tulisi minimissään saada aikaiseksi. 
2. Jaa agenda osallistujille ja kertaa palaverikutsussa, mikä on istunnon tavoite. Jos et osaa määrittää tavoitetta, tarvitaanko koko palaveria? 
3. Varmista, että osallistuja on tietoinen, mikäli palaveriin osallistuminen edellyttää tältä pohjatöitä tai valmisteluja. 

PALAVERISSA: 

1. Kertaa heti aluksi palaverin agenda (miksi olemme täällä) ja käytettävissä oleva aika (kauanko olemme täällä).
2. Huolehdi, että palaverille nimetään kirjuri, jotta asiat tulevat kirjatuksi memoon. (Tunnusta pois: usein palaverissa sovitut asiat ovat hämärän peitossa jo seuraavalla viikolla ilman muistiinpanoja.)  
3. Pyri huomioimaan osallistaminen: toiset ottavat mielellään kuuntelijan roolin, mutta kaikki palaveriin osallistujat ovat siellä syystä ja siksi kaikille on hyvä raivata puheenvuoro, esimerkiksi kommenttikierroksella. 
4. Varmista aikataulun pitävyys, sillä se on yksi onnistuneen palaverin keskeisimpiä tekijöitä. Se kunnioittaa osallistujien aikaa ja luo kaikille ryhdikkään olon istunnosta. Sinun tehtäväsi on jouduttaa keskustelua ja varmistaa, ettei epäolennaisuuksiin jäädä jumiin.
5. Summaa keskeiset päätökset palaverin lopuksi. Yritä huolehtia, että asiat kirjataan aktiivimuodossa: Kuka tekee, mitä ja millä aikataululla.

PALAVERIN JÄLKEEN:   

1. Jaa palaverimemo ja esitysaineisto mahdollisimman pian osallistujille. Viestissä on hyvä kerrata sovitut työnjaot ja aikataulut, jotta vastuuhenkilöt bongaavat nimensä ja vastuunsa jo viestistä.   
2. Mikäli palaverille on sovittu follow-up, buukkaa se samantien kalentereihin.
3. Siirry toteuttamaan loistavan palaverisi tuottamaa selkeää to do -listaa omalta osaltasi!   

—

 

Kirjoittaja on Cruen Creative Lead, joka auttaa asiakkaitamme niin viestinnän terävöittämisessä, markkinointistrategioissa kuin sujuvassa projektihallinnassa.