Blogi

Hyvästele ajanhukka, onnistu palaverin vetäjänä

Korona-aikana somessa on naureskeltu epäonnisille palavereille: kellä on kissafiltteri jumittunut oman videokuvan päälle, milloin palaveri on ollut teknistä sekasortoa alusta loppuun. Aina ei tekniikan sujuvuuteen pysty vaikuttamaan, mutta muutoin palaverin sujuvuus ja onnistuminen on monelta osin palaverin vetäjän käsissä. 

Tässä Cruen muistilista palaverin vetäjälle, jotta palaveri täyttäisi tavoitteensa, innostaisi osallistujia ja olisi muuta kuin turhaa täytettä kalentereissa.  

 

ENNEN PALAVERIA:

  1. Laadi palaverille agenda, huomioiden käytettävissä oleva aika. Älä ahnehdi sisältöjä, vaan mieti, mitä istunnossa tulisi minimissään saada aikaiseksi. 
  2. Jaa agenda osallistujille ja kertaa palaverikutsussa, mikä on istunnon tavoite. Jos et osaa määrittää tavoitetta, tarvitaanko koko palaveria? 
  3. Varmista, että osallistuja on tietoinen, mikäli palaveriin osallistuminen edellyttää tältä pohjatöitä tai valmisteluja. 

 

PALAVERISSA: 

  1. Kertaa palaverin agenda ja käytettävissä oleva aika. Huolehdi, että palaverille nimetään kirjuri, jotta tärkeimmät asiat tulevat kirjatuksi memoon. (Koska tunnusta pois: usein palaverissa sovitut asiat ovat hämärän peitossa jo seuraavalla viikolla ilman muistiinpanoja.)  
  2. Pyri huomioimaan osallistaminen: toiset ottavat mielellään kuuntelijan roolin, mutta kaikki palaveriin osallistujat ovat siellä syystä ja siksi kaikille on hyvä raivata puheenvuoro, esimerkiksi kommenttikierroksella. 
  3. Varmista aikataulun pitävyys, sillä se on yksi onnistuneen palaverin keskeisimpiä tekijöitä. Se kunnioittaa osallistujien aikaa ja luo kaikille ryhdikkään olon istunnosta. Sinun tehtäväsi on jouduttaa keskustelua, summata päätökset ja varmistaa, että epäolennaisuuksiin ei jäädä jumiin tai keskustelussa harhauduta pois polulta. 

 

PALAVERIN JÄLKEEN:   

  1. Jaa palaverimemo ja mahdollinen esitysaineisto mahdollisimman pian palaverin jälkeen osallistujille.
  2. Kertaa lyhyesti keskeisimmät päätökset ja tehtävät, joita palaverissa jaettiin. (Tämä on hyvä tehdä jo palaverin lopuksi, mutta viimeistään tässä vaiheessa.) 
  3. Siirry toteuttamaan loistavan palaverisi tuottamaa selkeää to do -listaa!  

 



 

Kirjoittaja on Cruen Creative Lead, joka auttaa asiakkaitamme niin viestinnän terävöittämisessä, markkinointistrategioissa kuin projektihallinnassa.  

Lue myös

Kolme vinkkiä somemarkkinointiin

Cruen Digital Media Manager Anna Salminen vastaa asiakkaidemme digitaalisen markkinoinnin suunnittelusta, ohjauksesta, seurannasta ja konsultoinnista.